Księgowanie zakupu napojów oraz posiłków profilaktycznych dla pracowników – praktyczne ujęcie

Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje.

Natomiast jeśli chodzi o profilaktyczne posiłki, należy zapewnić je pracownikom wykonującym prace:

• zwiÄ…zane z wysiÅ‚kiem fizycznym, powodujÄ…cym w ciÄ…gu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000kcal u mężczyzn i powyżej 1100kcal u kobiet,
• zwiÄ…zane z wysiÅ‚kiem fizycznym, powodujÄ…cym w ciÄ…gu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500kcal u mężczyzn, a u kobiet powyżej 1000kcal, wykonywane w pomieszczeniach zamkniÄ™tych, w których ze wzglÄ™dów technologicznych utrzymuje siÄ™ staÅ‚a temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC,
• zwiÄ…zane z wysiÅ‚kiem fizycznym, powodujÄ…cym w ciÄ…gu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500kcal u mężczyzn, a u kobiet powyżej 1000kcal, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym: za okres zimowy uważa siÄ™ okres od 1 listopada do 31 marca,
• pod ziemiÄ…,
• zwiÄ…zanych z usuwaniem klÄ™sk żywioÅ‚owych i innych zdarzeÅ„ losowych.

Informacje szczegółowe można znaleźć w rozporządzeniu z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz rozporządzenia z dnia 28 maja 1996r. w sprawie posiłków profilaktycznych i napojów.

Opodatkowanie i oskładkowanie otrzymanych przez pracowników napojów i posiłków

Wartość otrzymanych nieodpÅ‚atnie posiÅ‚ków profilaktycznych i napojów korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych  na podstawie art. 21 ust.1 pkt 11 – Å›wiadczenia rzeczowe przysÅ‚ugujÄ…ce na podstawie przepisów o bezpieczeÅ„stwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikajÄ… z odrÄ™bnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw sÄ… wolne od podatku dochodowego.

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Wydatki na posiłki profilaktyczne i napoje w aspekcie kosztów uzyskania przychodu

Pracodawca ponosząc wydatki związane z zakupem posiłków profilaktycznych i napojów wypełnia obowiązki nałożone na niego przepisami w zakresie bhp, których celem jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Wydatki te ponoszone są w związku z prowadzona działalnością gospodarczą i bez wątpienia służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródeł przychodów. Dodatkowo wydatki te nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, dlatego też z całą pewnością mogą zostać ujęte jako koszt uzyskania przychodu w firmie.

VAT a posiłki profilaktyczne i napoje

JeÅ›li chodzi o możliwość odliczenia VAT-u to zależy to od tego, jaki zakup dokumentuje faktura zwiÄ…zana z zakupem posiÅ‚ków oraz napojów. JeÅ›li jest to usÅ‚uga sklasyfikowana pod symbolem PKWiU 56.1 tj. usÅ‚ugi restauracji i pozostaÅ‚ych placówek gastronomicznych – nie możemy odliczyć VAT-u z takiej faktury. W innych przypadkach VAT wykazany na fakturze może zostać odliczony.

Natomiast jeÅ›li chodzi o VAT z tytuÅ‚u przekazania posiÅ‚ku pracownikom – nie ma obowiÄ…zku naliczania VAT-u.

Ewidencja księgowa zakupu oraz przekazania pracownikom posiłków oraz napojów

Do ewidencji kosztów zwiÄ…zanych ze Å›wiadczeniami na rzecz pracowników sÅ‚uży konto 405 Konto 405 - Ubezpieczenia spoÅ‚eczne i inne Å›wiadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia spoÅ‚eczne i inne Å›wiadczenia. Jeżeli prowadzona jest ewidencja kosztów na kontach wedÅ‚ug miejsc powstawania kosztów wydatki te odnosi siÄ™ na odpowiednie konta zespoÅ‚u 5.

 Dekretacja przykÅ‚adowych operacji gospodarczych:

Jeżeli dana jednostka nie prowadzi ewidencji magazynowej, a Å›wiadczenia rzeczowe po zakupie sÄ… bezpoÅ›rednio przekazywane pracownikom, wówczas ich zakup trafia bezpoÅ›rednio na konto Wn 405 Konto 405 - Ubezpieczenia spoÅ‚eczne i inne Å›wiadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia spoÅ‚eczne i inne Å›wiadczenia oraz Ma 301 Konto 301 - Rozliczenie zakupów materiałów (Aktywno-pasywne) 301 Rozliczenie zakupu materiałów.