Zaliczki na dostawy

W obrocie gospodarczym popularną formą rozliczania między przedsiębiorcami jest zapłata w formie zaliczki.

Większe jednostki gospodarcze w swoim planie kont wyodrębniają specjalne konto do ujmowania zaliczek – jest to na pewno pomocne jeśli w jednostce występuje duża ilość zaliczek. Konto to nosi nazwę „ Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami”. Jeśli w zakładowym planie kont dana jednostka nie posiada tego konta nic nie stoi na przeszkodzie aby zaliczki księgować bezpośrednio na koncie 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 Rozrachunki z odbiorcami lub 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami – większość małych i średnich jednostek w ten sposób ujmuje zaliczki.

Na koncie „Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami” mogą wystąpić następujące operacje gospodarcze:

a) po stronie Wn:

• przekazanie dostawcom zaliczek na poczet przyszłych dostaw i usług,
• dodatnie różnice kursowe,
• zwrot otrzymanej zaliczki,
• rozliczenie otrzymanej zaliczki,

b) po stronie Ma:

• otrzymanie zaliczki od odbiorcy,
• ujemne różnice kursowe,
• zwrot przekazanej zaliczki,
• rozliczenie przekazanej zaliczki po otrzymaniu faktury.

Powyżej przedstawiono sposób ujęcia zaliczek z wykorzystaniem konta „Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami”. Natomiast poniżej zajmiemy się ujmowaniem operacji gospodarczych w jednostkach, które w swoim planie kont nie posiadają tego konta.

Otrzymanie przed jednostkę zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług powoduje powstanie obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT ( oczywiście u czynnych podatników). Generalnie jednostka otrzymująca zaliczkę jest zobowiązana wystawić fakturę zaliczkową i wykazać podatek VAT należny ( pomijam tutaj nieliczne kwestie kiedy to zaliczka nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT, ale dla przypomnienia przykłady  : w przypadku świadczenia usług najmu, ochrony, leasingu, usług prawnych, importu towarów, WDT itd.). Ponadto otrzymanie zaliczki nie stanowi przychodu w podatku dochodowym.

Ważne 1: faktura zaliczkowa powinna być wystawiona do 15-tego dnia następnego miesiąca od daty otrzymania zaliczki i może być wystawiona 30 dni przed otrzymaniem płatności,

Ważne 2: wystawienie faktury zaliczkowej nie jest obowiązkowe jeśli rozliczenie zaliczki następuje w tym samym miesiącu co jej otrzymanie, ale faktura rozliczeniowa musi zawierać wszystkie elementy faktury zaliczkowej. Jako potwierdzenie: interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 maja 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2014 r. IPPP3/443-186/14-2/SM

Ważne 3: nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej jeśli zaliczka wystawiona była na sto procent wartości

 Księgowania związane z otrzymaniem zaliczki:

 a) wpływ zaliczki

Wn 130 Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący lub 100 Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

Ma 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 Rozrachunki z odbiorcami

b) wystawienie faktury na otrzymaną zaliczkę

Wn 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 Rozrachunki z odbiorcami – kwota brutto

Ma 221 Konto 221 - Rozrachunki z tytułu podatku VAT (Aktywno-pasywne) 221-2 Rozliczenie należnego VAT

Ma 845 Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 Rozliczenie międzyokresowe przychodów – kwota netto

W dacie wykonania usługi lub dostawy towaru, której zaliczka dotyczyła następuję przeksięgowanie kwoty z konta 845 Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 tj.:

Wn 845 Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów (Pasywne) 845 Rozliczenia międzyokresowe przychodów

Ma 701 Konto 701 - Przychody netto ze sprzedaży wyrobów gotowych (Przychodowe) 701 Przychody ze sprzedaży wyrobów ( lub inne konto przychodów zespołu 7 zależności co zostało sprzedane) → w tym momencie powstaje przychód do opodatkowania.

Księgowania związane z przekazaniem zaliczki:

a) wpłata zaliczki:

Wn 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami

Ma 130 Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 Rachunek bieżący lub 100 Konto 100 - Kasa (Aktywne) 100 Kasa

b) otrzymanie faktury zaliczkowej 

Wn 300 Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300 Rozliczenie zakupu ( np. towarów, usług, materiałów, aktywów trwałych, w zależności czego dotyczy zaliczka) – kwota netto

Wn 221 Konto 221 - Rozrachunki z tytułu podatku VAT (Aktywno-pasywne) 221-2 Rozliczenie VAT naliczonego

Ma 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 Rozrachunki z dostawcami – kwota brutto

Po wykonaniu przez dostawcę usługi lub dostarczeniu towarów następuje rozliczenie zaliczki:

Wn 310 Konto 310 - Materiały (Aktywne) 310 Materiały, 330 Konto 330 - Towary w hurcie (Aktywne) 330 Towary lub 402 Konto 402 - Usługi obce (Kosztowe) 402 Usługi obce

Ma 300 Konto 300 - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (Aktywno-pasywne) 300 Rozliczenie zakupu

W sprawozdaniu finansowym otrzymane zaliczki wykazuje się w pasywach jako zobowiązania krótkoterminowe ->zaliczki na dostawy tj. B.III.2. lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".

Natomiast przekazane zaliczki wykazuje się w aktywach obrotowych tj. B.I.5. "Zaliczki na dostawy".