Rozliczenie zakupu materiałów lub towarów

Nie ma ustawowego obowiązku stosowania konta "Rozliczenie zakupu", jednostka gospodarcza (jej kierownik) sama podejmuje decyzję o prowadzeniu konta. Jeśli jednostka zdecyduje się na wprowadzenie tego konta to w zakładowym planie kont powinien znaleźć się odpowiedni zapis oraz należy określić do jakich transakcji będzie ono używane.

W praktyce przyjęło się, że konto „Rozliczenie zakupu” można stosować do księgowania zakupu materiałów i towarów ale także do rozliczania zakupionych środków trwałych bądź usług.

Ewidencję księgową zakupu materiałów prowadzi się na koncie 301 „Rozliczenie zakupu materiałów” natomiast ewidencję zakupu towarów księguje się na koncie 303 „Rozliczenie zakupu towarów”.

Prowadzenie konta rozliczenia zakupu materiałów lub towarów pozwala na ustalenie:

• zgodności ilościowej i jakościowej zafakturowanych materiałów i towarów w stosunku do ilości i jakości stwierdzonej przy dostawie,
• poprawności naliczania cen, marż i upustów,
• kwot naliczonego podatku VAT,
• kwot wynikających z cła i podatku akcyzowego,
• kosztów zakupu,
• ewentualnych niedoborów lub nadwyżek,
• stanu materiałów lub towarów w drodze (mamy fakturę od dostawcy ale nie było przyjęcia do magazynu),
• stanu dostaw niefakturowanych ( było przyjęcie do magazynu ale nie mamy faktury),
• różnicy między rzeczywistą ceną zakupu a stałą ceną ewidencyjną.

Możliwe są dwa warianty zastosowania tego konta "Rozliczenie zakupu":

1. Na koncie księguje się wszystkie operacje zakupu materiałów lub towarów.
2. Na koncie księguje się tylko te operacje zakupu materiałów lub towarów w których stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi z faktur od dostawców a dowodami przyjęcia dostawy (PZ), dostawy niefakturowane oraz dostawy w drodze.

Jednak bez względu na przyjęty wariant na koncie „Rozliczenie zakupu” nigdy nie księgujemy zwrotu materiałów z produkcji.

Zazwyczaj zakup materiałów lub towarów księgowany jest w następujących operacjach gospodarczych:

• zakup na podstawie faktury VAT (FV),
• dostawa i przyjęcie do magazynu na podstawie dokumentu PZ(przyjęcie zewnętrzne).

Po zakończeniu okresu sprawozdawczego na koncie "Rozliczenie zakupu" ustala się następujące wielkości:

1. materiały/towary w drodze – saldo Winien konta „Rozliczenie zakupu” oznacza, że do końca okresu sprawozdawczego nie otrzymało ono dostawy materiałów lub towarów (nie było więc przyjęcia do magazyn). Wartość tego salda wpisujemy do bilansu po stronie aktywów  przedsiębiorstwa.
   
   
2. dostawy niefakturowane - saldo Ma konta „Rozliczenie zakupu” oznacza, że do końca okresu sprawozdawczego jednostka nie otrzymała faktury od dostawcy za przyjęte do magazynu towary lub materiały. Wartość tego salda wpisujemy do bilansu po stronie pasywów jako zobowiązania.