Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami

Pod pojęciem dostawców i odbiorców mieści się ogół kontrahentów, zarówno osób fizycznych jak i prawnych, krajowych oraz zagranicznych, które regulują swoje wierzytelności gotówką, poleceniem przelewu, czekami rozrachunkowymi, wekslami czy też akredytywą.

Całość należności oraz zobowiązań i roszczeń z tytułu dostaw materiałów, towarów, usług czy dóbr inwestycyjnych, w tym również zaliczki na poczet przyszłych dostaw, a także przychody finansowe i zobowiązania z tytułu weksli własnych ujmujemy na koncie zespołu 2 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Powstanie należności oraz zobowiązań musi być udokumentowane w sposób pozwalający na dokonanie prawidłowych rozliczeń z kontrahentami, a dokumentacja musi spełniać równocześnie funkcje informacyjną i kontrolną. Podstawą do ewidencji rozrachunków z dostawcami i odbiorcami są przede wszystkim faktury VAT, oraz faktury korygujące VAT.

W celu zwiększenia przejrzystości i wartości informacyjnej dokonywanych na tym koncie zapisów warto je rozdzielić na konto 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 „Rozrachunki z odbiorcami” oraz 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 „Rozrachunki z dostawcami”. Warto także prowadzić do tych kont ewidencję szczegółową umożliwiającą:

• identyfikację rozrachunków z podziałem na konkretnych dostawców i odbiorców,
• dokładne prześledzenie przebiegu rozrachunków,
• podział rozrachunków z uwzględnieniem rodzaju waluty,
• wyodrębnienie rozrachunków długo i krótkoterminowych
• wyodrębnienie zobowiązań wekslowych, wypłaconych zaliczek.

Na koncie 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 „Rozrachunki z odbiorcami” księgujemy przede wszystkim:

• należności z  tytułu sprzedaży usług, produktów, materiałów, towarów i składników majątkowych (WN),
• zwiększenie należności z tytułu sprzedaży produktów, usług, towarów i materiałów na podstawie faktury korygującej VAT (WN),
• otrzymane od odbiorców zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług (WN),
• zwiększenie należności od odbiorców z tytułu kar, grzywien i odszkodowań umownych (WN),
• naliczone odbiorcom odsetki ustawowe z tytułu nieregulowanych w terminie należności (WN),
• dodatnie różnice kursowe (WN),
• wpływ należności (MA),
• faktury VAT korygujące/zmniejszające wpływy od obiorców (MA),
• powstanie roszczenia spornego dochodzonego od odbiorcy (MA),
• uznanie reklamacji odbiorcy (MA),
• zmniejszenie naliczonych uprzednio kar, grzywien i odsetek ustawowych za zwłokę (MA),
• umorzenie lub odpisanie należności jako nieściągalnej (MA),
• ujemne różnice kursowe (MA).

Saldo debetowe konta 200 Konto 200 - Rozrachunki z odbiorcami (Aktywne) 200 „Rozrachunki z odbiorcami” oznacza kwotę należności od odbiorców za sprzedane produkty, usługi, towary i materiały, natomiast saldo kredytowe oznacza wysokość nadpłat (przedpłat) dokonanych przez odbiorców.

Na koncie 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 „Rozrachunki z dostawcami” księgujemy przede wszystkim:

• spłatę zobowiązań wobec dostawców (WN),
• w tym także wydanie weksla własnego na spłatę zobowiązania (WN),
• faktury VAT korygujące/zmniejszające zobowiązania (WN),
• odpisanie zobowiązania jako przedawnione lub umorzone (WN),
• dodatnie różnice kursowe (WN),
• zobowiązania z tytułu zrealizowanych i przyjętych dostaw materiałów, towarów, produktów czy też usług (MA),
• zwiększenie zobowiązania z tytułu  faktury korygującej VAT od dostawcy (MA),
• naliczenie przez dostawcę odsetek ustawowych za zwłokę w spłacie zobowiązania (MA),
• naliczenie przez dostawcę kar, grzywien i odszkodowań umownych (MA),
• ujemne różnice kursowe (MA).

Saldo kredytowe konta 201 Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 „Rozrachunki z dostawcami”  oznacza wartość stanu zobowiązań wobec dostawców krajowych i zagranicznych, w wyjątkowych przypadkach może wystąpić równolegle saldo debetowe oznaczające istniejące nadpłaty.

Należności i rozrachunki wynikające z rozrachunków co najmniej na ostatni dzień roku obrotowego lub inny dzień bilansowy podlegają inwentaryzacji, którą dokonuje się drogą uzyskania od dłużników potwierdzenia wykazanego w księgach rachunkowych stanu należności. Potwierdzenie to winno być dokonane na piśmie.